Một số nguyên tắc cơ bản khi viết và sử dụng email

Lưu ý khi viết Email

Email là một trong những phương tiện truyền tin phổ biến hiện nay

Email đã và đang trở thành một trong những phương tiện trao đổi thông tin phổ biến nhất hiện nay, cùng với xu hướng “internet-hóa” và làm việc online. Email giúp cho công việc của bạn trôi chảy hơn. Nó còn là bằng chứng về những điều đã trao đổi mà không cần mất công gặp mặt trực tiếp. Nếu như email có thể chứng minh được phong cách làm việc cũng như sự chuyên nghiệp của bạn thì đó cũng là con dao hai lưỡi. Email có thể tố cáo bạn về những gì bạn đang nói.

Từ nhỏ chúng ta đã học tập làm văn, có mở bài – thân bài – kết luận, những tưởng chỉ là những bài học để lấy điểm, không cần thiết trong cuộc sống, nhưng để “hành mail” thì cũng phải sử dụng rất nhiều đến lối “hành văn”. Một email thiếu chuyên nghiệp sẽ tạo cho người đọc những cảm giác rất không tốt về người viết. Họ sẽ cảm thấy bản thân không được tôn trọng, hoặc đánh giá trực tiếp về kỹ năng cũng như sự chuyên nghiệp của người viết trong sử dụng email.

Vậy sử dụng email như thế nào cho “nên”, cho đúng? Hôm nay mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm của bản thân về một số nguyên tắc cơ bản khi viết và sử dụng email.

EMAIL

Một số nguyên tắc khi sử dụng email

Trước khi bắt đầu 1 cái email bạn cần phải hiểu:

1. Sử dụng email đúng dịp

Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụng email trong những trường hợp sau:

  • Nội dung liên lạc cần được lưu lại
  • Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt
  • Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì
  • Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
  • Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

2. Cài đặt email chuyên nghiệp

Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:

  • Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè
  • Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm
  • Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
  • Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư
  • Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc
  • Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@

Rồi, có lý do thì ta bắt đầu 1 cái email. Khi bắt đầu 1 cái email thì các bạn cần phải hiểu các trường sau.

Các đối tượng trong email

1. Người nhận

Trong địa chỉ email của người nhận có 3 kiểu người nhận nhưng với mục đích khác nhau:

To: Người nhận có liên quan trực tiếp để xử lý nội dung, yêu cầu của người gửi

Cc: Gửi cho người có liên quan để tham khảo và biết nội dung công việc, không trực tiếp xử lý công việc

Bcc: Tương tự như Cc nhưng những người khác (To, Cc) sẽ không thấy những người này trong danh sách người nhận, cái này là do mục đích của người gửi. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to all»

Mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau. Do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác.

email1

2. Tiêu đề (Subject)

Tiêu đề của 1 cái email giống như tên của 1 cuốn sách. Khi bạn nhận được 1 cái email hay muốn xem 1 cuốn sách, đầu tiên bạn phải đọc cái tiêu đề của nó xem nó nói về nội dung gì, sau đó mới xem chi tiết nội dung bên trong. Vì thế tiêu đề cũng phải xúc tích, ngắn gọn nhưng hàm chứa nội dung gửi. Có thể nội dung liên quan đến nhiều vấn đề, nhưng tiêu đề ít ra cũng nói lên được một phần nào đó của nội dung, và quan trọng bạn phải đặt tiêu đề cho email.

Nếu bạn làm việc email nhiều, nó sẽ là nơi lưu trữ tài liệu của bạn. Vì thế chẳng may dữ liệu trên máy tính của bạn bị mất, bị xóa thì bạn vẫn còn có nó trên email. Lúc này công việc tìm kiếm trên email sẽ rất quan trọng, và chìa khóa để bạn lọc được cái dữ liệu đó là Tiều đề của email, rồi sau đó là người gửi, thời gian gửi…

Sai sót với tiêu đề: Nhiều người không viết tiêu đề, tên tiêu đề không liên quan đến nội dung gửi, tiêu đề quá dài thay cho nội dung, tiêu đề cộc lốc, quá ngắn viết cho có nên không truyền tải được nội dung, …

3. Nội dung email

Là nơi bạn đưa ra đầy đủ thông tin, yêu cầu cụ thể đối với người nhận, cách thức bạn viết nội dung cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người nhận. Nội dung của email giống như bạn soạn một lá thư tay vậy. Cuối thư cũng nên để lại thông tin người gửi, tốt nhất nên đặt sẵn phần thông tin của mình trong phần cuối thư của email.

Sai sót khi soạn nội dung: Nhiều người soạn nội dung cộc lốc, chỉ có người gửi hiểu mà người nhận không hiểu gì, thậm chí không có nội dung, đưa nội dung lên phần tiêu đề… Một số người gửi cho người nhận lần đầu tiên thì nội dung không rõ ràng, ko có thông tin về người gửi…

Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn:

  • Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”. Kính chào đối với người lớn tuổi và Thân chào với người nhỏ hơn hoặc ngang hàng
  • Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi
  • Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình
  • Kết thúc thư bằng câu chào như “Regards” hoặc “Your faithfully”. Trong tiếng Việt là Thân mến hoặc Chúc bạn một ngày tốt đẹp.

Nhất là khi email khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày.

4. File đính kèm (Attachment)

File đính kèm nên đặt tên cho rõ ràng giống như tiêu đề, đặc biệt với những email đính kèm nhiều file.

Sai sót khi gửi file: Tên file không rõ ràng, không khớp với nội dung gửi, tên file trùng nhau khi gửi nhiều email….Đó là mới nói đến tên file, còn đi vào cái file đó chắc là còn nhiều vấn đề lắm, nhất là mấy cái file Excel, mở ra thì nhiều chuyện để nói lắm lắm…

Với những tài liệu cần bảo mật thì nên nén dưới dạng file *rar và đặt password, password không gửi trực tiếp với email có file đính kèm mà phải gửi bằng 1 email mới khác

Có rất nhiều vấn đề với file đính kèm:

  • Người nhận không có chương trình thích hợp để mở file đính kèm
  • File đính kèm có thể mang theo Virus
  • Một số file đính kèm có kích thước lớn có thể phải mất rất nhiều thời gian Download. Nhiều người không hề thích nhận file đính kèm

Ngọc Anh Branding

Xem thêm:

Sinh viên năm hai đã cần đi thực tập chưa?

Yếu tố giới hạn bản thân

Đặt tên thương hiệu – Bài toán không hề đơn giản
Buông tay

Bình luận

Leave a Message

Registration isn't required.

Designed by Ngọc Anh Branding via LarTheme